Dit kan je zelf doen om spam te vermijden

Een eenvoudige rekensom leert dat spam ongeveer 382 euro per werknemer en per jaar kost door een lagere productiviteit. Die berekening is als volgt opgebouwd :

• 10 seconden verlies aan productiviteit per spambericht
• 20 spamberichten per dag
• 220 werkdagen per jaar
• 25 euro gemiddelde loonkost per werknemer

Hoewel er per werkdag slechts 3 minuten 20 seconden verloren gaat is de som van 382 euro op jaarbasis toch respectabel.

Nog meer schade

De schade van spam is echter nog vele malen groter. Spam mails nemen ook een groot deel bandbreedte op het internet in beslag en ze nemen onnodig veel opslagcapaciteit op mailservers. Bovendien loert bij iedere spam mail het gevaar dat u op een gevaarlijke link klikt waardoor er kwaadaardige code wordt uitgevoerd op een computer binnen uw bedrijfsnetwerk. Een goede spamfilter is dus geen overbodige luxe.

Spam in cijfers

In november 2014 kreeg iedere zakelijke mailbox gemiddeld 58 berichten per dag te verwerken. Hiervan was 95,1% van de Belgische verstuurde mailberichten spam (op een meting van 204 miljoen berichten uit een steekproef van bijna honderdduizend mailboxen). Van die spamberichten was de Verenigde Staten koploper met 27%. Die gingen in 37% van de gevallen over internet gerelateerde diensten.

Wetgeving

De wetgeving in Europa is streng als het op spam aankomt. Algemeen is het zo dat er geen e-mail mag verstuurd worden naar je e-mailadres tenzij je daar expliciet toestemming voor gegeven hebt (opt-in). In België zijn er 2 uitzonderingen op deze regel van toepassing.

• Eigen klanten : Als het e-mailadres is verkregen in het kader van een verkoop van een dienst, dan mogen soortgelijke diensten die het bedrijf zelf aanbiedt worden aangeprezen via e-mail. De klant moet zich wel altijd kunnen uitschrijven (opt-out).
• Rechtspersonen : Er is een vrijstelling voor het sturen van reclameboodschappen naar onpersoonlijke –emailadressen van bedrijven als de gepromote producten bestemd zijn voor het bedrijf.

Helaas springen buitenlandse bedrijven niet zo strikt om met de regels die in ons land gelden.

Spam melden

Er zijn in België 3 organisaties die zich bezig houden met klachten over spam :

• FOD Economie : Als de electronische berichten ingaan tegen de reglementering of de berichten boodschappen tonen die in strijd zijn met de reglementering van de bescherming van de consument (bijv. reclame voor geneesmiddelen, bedriegelijke reclame,...)
• Commisie voor bescherming van de persoonlijke levensfeer : Als u electronische berichten krijgt van bedrijven waarmee u nooit contact heeft gehad en dus een databank aanleggen met uw informatie zonder uw medeweten.
• Federal Computer Crime Unit : Als de spam gaat over illegale activiteiten zoals fraude, afpersing, pedofilie,....

Tips om spam te voorkomen

Spam voorkomen begint met een goede preventie. Er zijn heel wat acties die je zelf kan uitvoeren.

• Wees voorzichtig met het doorgeven van uw e-mailadres. Gebruik bij voorkeur een afzonderlijk e-mailadres voor nieuwsbrieven, inschrijven op gratis diensten,...
• Vul geen formulieren in op websites die u niet vertrouwt.
• Plaats op fora enkel een gecamoufleerd e-mailadres dat moeilijk uit te lezen is door middel van een crawler. Bijv. info at domeinnaam punt tips
• Reageer niet op e-mails die verdacht zijn om u uit te schrijven of in te gaan op een aanbod. Op die manier bevestigt u dat uw e-mailadres uitgelezen wordt en bent u een geschikte prooi voor nog meer spam.
• Gebruik een antivirus-programma op elke computer. Sommige virussen sturen spam naar de hele adressenlijst die op de besmette computer staat.
• Vermijd “catch-all” mailboxen. Dit zijn mailboxen die alle e-mail opvangen die gestuurd wordt naar een domeinnaam en die niet in andere mailboxen terecht komt.
• Als je een e-mail stuurt naar grote groepen van mensen die elkaar niet kennen, gebruik dan het BCC-veld.
• Zet een SPF-record op je domeinnaam. Hiermee kan je verhinderen dat er spamberichten verstuurd worden op basis van je eigen domeinnaam.

Zelf spamfilter opzetten

Zelf een spamfilter opzetten kan op 2 manieren : door het plaatsen van een appliance in het netwerk voor de mailserver of door het installeren van software op de mailserver. Of uiteraard een combinatie.

Het plaatsen van een antispam- en antivirus-appliance is meestal eenvoudig. Na het invullen van een paar parameters is het toestel kant-en-klaar voor gebruikt, zonder al te veel poespas. De updates van de software worden meestal compleet automatisch ingeladen over het internet. Nadeel is vaak dat e-mails die intern verstuurd worden tussen medewerkers niet gecontroleerd worden op spam en de investeringskost van 1000 tot 4000 euro (en onderhoudscontract).

Wanneer u antispam software op uw mailserver plaatst dan worden alle emails gescand die in de mailbox terecht komen. Je moet hiervoor rekenen dat een software licentie ongeveer 10 tot 20 euro per gebruiker per jaar kost. Dit is meestal exclusief virusbescherming. Nadeel is dat er systeembronnen van de mailserver gebruikt worden en deze opzet iets meer kwetsbaar en complexer is dan via een spam appliance.

Spamfilter in de cloud

Een alternatief voor het investeren in een eigen spamfilter is het gebruik van cloud-diensten. De e-mails worden door de cloud service eerst gefilterd en daarna pas doorgestuurd naar uw (in-house) mailserver. Zo wordt binnen uw bedrijf niet onnodig bandbreedte gebruikt door de spam, bovendien spaart u ook opslag capaciteit. De hostingprovider werkt continue bij met nieuwe spam detectie algoritmes. Een hosting provider zorgt er ook voor dat er voldoende capaciteit beschikbaar is zodat e-mails altijd snel worden afgeleverd. Een zorg minder....

Een gehoste antispam en antivirus dienst is al beschikbaar tegen 1 euro per mailbox per maand.

Ook hier is het nadeel dat e-mails die u binnen uw organisatie verstuurd niet gecontroleerd worden op spam of virussen.

Opgelet voor slechte spamfilters

Het effect van een slecht werkende spamfilter is echter nefast. Door “false positives”, berichten die onterecht als spam geblokeerd zijn, kan u belangrijke berichten van klanten of partners verliezen. Hierdoor kan de winst die u maakt door u te beveiligen tegen spam in één klap weggeveegd worden.

Conclusie

In vele gevallen kan je spam vermijden door een aantal simpele tips. Zit je mailbox echter overval met spam, dan kan je je toevlucht nemen tot spamfilters. Dat is een eenvoudige manier om de productiviteit van werknemers te verhogen en hun frustratie over spam te verminderen. Let echter op dat je spamfilter correct werkt, zoniet vergroot je de problemen nog door “false positives”. Een clouddienst van een gespecialiseerde firma is de gemakkelijkste manier zonder dat u zelf moet investeren en technische kennis op te bouwen over virus- en spamfilters.